کاربرد اکسس

اولین نسخه از این نرم‌افزار همراه با مایکروسافت ویندوز در سال 1992 پا به عرصه تکنولوژی گذاشت و ورژن بعدی در سال 94 معرفی شد. هر چه از زمان تولد این برنامه بیشتر می‌گذشت متخصصان سعی می‌کردند پیشرفت قابل ‌ملاحظه‌ای در برنامه ایجاد کنند. بهبود برنامه در سال‌های آتی عملی گشت و در حال حاضر کاربران با استفاده از آخرین نسخه از اکسس به داده‌های خود سروسامان می‌دهند.

هر یک از ما ممکن است شرایطی را تجربه کرده باشیم که بخواهیم حجم زیادی از اطلاعات مهمی را درجایی مطمئن ذخیره کنیم. اگر آموزش ورد را دیده باشید ورد گزینه خوبی می‌تواند باشد اما اگر اطلاعات زیاد باشد و از طرف دیگر بخواهیم دسترسی سریعی به آن داشته باشیم اکسس بهترین انتخابی است که در دسترس ما قرار دارد. از مهم‌ترین مزایایی که اکسس دارد دست‌یابی سریع به داده‌ها، طبقه‌بندی، سازمان‌دهی و حتی ویرایش داده‌ها است.

البته ممکن است برخی اکسل را ترجیح دهند زیرا کاربرد نرم افزار اکسل برای آنها بیشتر است اما آیا تابه‌حال به این موضوع فکر کرده‌اید که چرا اکسس نه؟ یا اصلاً اکسس چیست؟ اکسل قطعاً نرم‌افزار پرکاربرد و بسیار مفیدی است اما در مقایسه با اکسس شاید خیلی کارایی نداشته باشد.

همان‌طور که پیش ‌از این گفتیم در مواردی که حجم داده‌ها بسیار زیاد است. وگرنه برای داده‌های کم، اکسل کفایت می‌کند. شاید لازم باشد که در اینجا برخی از تفاوت‌های این دو برنامه آفیس را باهم مرور کنیم. در درجه اول اگر تعداد داده‌های شما زیاد است و ممکن است به عدد هزار یا بالاتر برسد قطعاً اکسس محیط بهتری برای ذخیره آن‌هاست نسبت به اکسل.

درصد خطا در اکسس به ‌مراتب کمتر از اکسل است. قطعاً هنگامی‌که با حجم زیادی از داده‌ها مواجه می‌شوید ممکن است درصد خطا هم افزایش یابد. برای مثال داده‌های تکراری، داده‌های ناقص و … دسته‌بندی اطلاعات را با مشکل مواجه می‌کند ولی اکسس تا جایی که امکان‌پذیر است این نواقص را برطرف می‌کند.

از طرف دیگر ممکن است در ورود اولیه داده‌ها برخی مسائل و فاکتورها فراموش شود و در انتهای کار به خودتان بیایید و متوجه شوید که فیلدها یا رکوردهایی را از قلم انداخته‌اید. جای نگرانی ندارد. اکسس به شما فرصت می‌دهد به‌محض یادآوری نکات ازقلم‌افتاده جدول یا فیلد جدیدی را اضافه کنید.

در برنامه اکسل مجبور خواهید بود که فهرست‌های خود را از یکدیگر جدا کنید و این جداسازی باعث می‌شود که دسترسی به اطلاعات با مشکل مواجه شود. در اکسس ایجاد ارتباط بین جداول مختلف کار را برای کاربر بسیار راحت‌تر خواهد کرد. پس همان طور که می بینید در پاسخ به پرسش اکسس چیست؟ می توان گفت یکی از بهترین برنامه های ثبت و ذخیره داده هایی در حجم زیاد.

اجزای نرم افزار Access چیست؟

پس از خرید آفیس اورجینال و نصب برنامه اکسس می‌توانید به‌ راحتی دیتا بیس خود را پایه‌گذاری کرده و سپس از این داده‌ها به هر شیوه‌ای که می‌خواهید، استفاده کنید. در مقاله اکسس چیست؟ شما را با پنج قسمت مهم اکسس آفیس آشنا می‌کنیم:

• Tables

در مایکروسافت اکسس جداولی قرار دارند که سبب می‌شود اطلاعات خود را در سطرها و ستون‌های مختلف با هر تعدادی که می‌خواهید ذخیره کنید. در هر سطر می‌توان داده‌های مربوط به یک شخص خاص یا کالا و یا هر چیز دیگری را ثبت کرد که به آن رکورد می‌گویند و هر ستون درواقع به مشخصه و ویژگی خاصی از یک رکورد اشاره دارد که به نام فیلد شناخته می‌شود.

• Queries

کوئری یک سؤال است و هر نوع پرس‌وجویی که داشته باشید سبب می‌شود اطلاعات و رکوردهایی را که در ارتباط با موضوع پرسش هستند را بیابد. با استفاده از این امکان می‌توانید اطلاعات مورد نیازتان را از جداول مختلف استخراج کرده و با اعمال شروطی بر روی آن به همان‌گونه که مدنظر دارید به آن‌ها دسترسی پیداکرده و مورداستفاده قرار دهید.

Modules(ماژول‌ها) هر یک از ماژول هایی که در برنامه اکسس وجود دارد شامل یک یا چند تابع و یا زیر برنامه است که به‌صورت خصوصی یا عمومی تعریف می‌شود.

• Forms

با ورود و نمایش داده‌ها از فرم استفاده می‌کنید. این فرم‌ها پنجره‌هایی است که برای اطلاع‌رسانی به کاربران و یا دریافت اطلاعات از آن‌ها کمک می‌کند.

• Reports

اکسس یکی از ابزارهای بسیار مهم آفیس جهت گزارش است. به‌راحتی می‌توانید گزارش اطلاعات و داده‌های خود را به‌صورت نمودار و یا هر شکل دیگری که می‌خواهید دریافت کنید.

اگر اطلاعات خود را در منابع مختلفی همچون ورد یا اکسل دارید نگران نباشید اکسس این فرصت را برای شما مهیا می‌کند تا از منابع مختلف استفاده کنید و نیازی به واردکردن دوباره اطلاعات نداشته باشید و در وقتتان صرفه‌جویی کنید.

در نظر داشته باشید که اگر می‌خواهید از اکسس یا هر برنامه دیگری استفاده کنید، نیاز ندارید که به تمام ابزارهایی که در آن تعریف‌شده است دسترسی داشته باشید. تسلط کامل مهارت ویژه‌ای است که قابل‌تقدیر بوده و از آن دفاع می‌کنیم؛ اما در اکثر این برنامه‌ها ابزارها و امکاناتی وجود دارد که شاید هیچ‌گاه گذرتان به سمت آن‌ها نیفتد و نخواهید که در کارتان از آن بهره‌مند شوید؛ بنابراین خیلی به خود سخت نگیرید و قید اکسس را به خیال اینکه لازم است بر تمام آنچه دارد مسلط باشید، نزنید.

موارد استفاده برنامه Access چیست؟

اکسس می تواند تمامی نیازهای شما به یک نرم افزار ایجاد پایگاه داده را از بین ببرد. به همین دلیل است که این نرم افزار نام بزرگی در این حوزه برای خود دست و پا کرده است. برای یادگیری کار کرد این نرم افزار به طور حرفه ای باید پشت کار کافی داشته باشید و می توانید از دورهای ICDL برای بالا بردن سرعت آن استفاده کنید.

اکسس چیست؟ مایکروسافت اکسس یکی دیگر از اعضای خانواده بزرگ مایکروسافت آفیس بوده که محل و امکانی برای ایجاد پایگاه داده‌های رابطه است. درصورتی‌که تعداد داده‌های شما زیاد است و گاهی ممکن است به بیش از عدد صد هزار هم برسد برنامه اکسس آغوشی باز برای این حجم از اطلاعات دارد و به شما امکان می‌دهد با هر شکل و شیوه‌ای که می‌خواهید به آن‌ها سروسامان بدهید.

بهترین کاربرد نرم افزار access برای سازمان‌ها و مؤسساتی است که در زمینه فروش فعالیت کرده و علاوه بر مشخصات کالا، تعداد فروش، قیمت‌ها و … اطلاعات تمام مشتریان خود را ثبت و ضبط می‌کنند.

در چنین شرایطی و با کاربرد برنامه اکسس نه ‌تنها اطلاعات دسته‌بندی می‌شوند بلکه بین هر یک از آن‌ها می‌توان رابطه‌ای برقرار کرده و درنهایت گزارش‌های دقیق و مفصلی از آن‌ها به دست آورده، چاپ یا منتشر کرد. با فراگیری برنامه اکسس و تسلط بر آن دسته‌بندی اطلاعات برایتان به‌راحتی خوردن یک لیوان آب بدل خواهد شد.